Politique de confidentialité

Owens MacFadyen Group

La protection de votre vie privée et le respect de la confidentialité de vos renseignements personnels ont toujours été des valeurs fondamentales à la façon dont nous conduisons nos affaires à Owens MacFadyen Group (ci-après nommé Owens MacFadyen). Nos employés et nos partenaires commerciaux accordent une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et ont adopté cette politique de confidentialité, laquelle a été rédigée pour respecter les normes juridiques actuelles au sujet de la protection des renseignements personnels. Le présent document vous informe de notre politique de confidentialité et des moyens que nous prenons pour nous assurer que votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels sont protégées. En particulier, les mesures suivantes sont en place pour veiller à ce que votre information soit protégée:

1. Collecte, utilisation et stockage de vos renseignements personnels

Par renseignements personnels, nous entendons toute information qui peut identifier une personne en particulier. Nous vous demandons de nous fournir des renseignements pour que nous puissions vous offrir nos services et nous obtenons habituellement cette information directement de vous.

Au moment de recueillir des renseignements sur vous, ou encore avant, nous vous expliquerons comment nous avons l'intention d'en faire usage. Nous limiterons les renseignements que nous recueillons à nos besoins et ne les emploierons qu'à ces fins. Nous solliciterons votre consentement avant de recueillir des renseignements de tierces parties comme votre comptable, votre avocat ou des institutions financières. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement en nous en informant par écrit.

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins reconnues lors de la collecte initiale. Nous pouvons conserver vos renseignements même après la fin de nos relations d’affaires, mais seulement aussi longtemps qu'il nous est nécessaire, selon la loi, d'avoir suffisamment de renseignements pour répondre à toute question pouvant être soulevée ultérieurement.

2. Divulgation des renseignements

Owens MacFadyen ne divulgue pas de renseignements personnels à d’autres personnes ou entreprises sans avoir obtenu votre permission, à moins que ce ne soit exigé par la loi.

Les renseignements personnels peuvent être divulgués, sans votre consentement, aux institutions financières avec lesquelles nous agissons comme agents et avec vos autres conseillers (p. ex., comptables, avocats, etc.). Seuls les renseignements personnels nécessaires seront fournis dans ces situations.

Nous employons des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable lorsque vos renseignements personnels sont en possession, sous la garde ou sous le contrôle de tierces parties. Owens MacFadyen obtiendra une confirmation écrite de ces personnes indiquant qu’elles fourniront un niveau comparable de protection pour respecter vos renseignements personnels.

Lorsque nous fournissons des renseignements à la suite d'une requête ou d'une ordonnance de nature juridique, nous nous assurons que l'ordonnance est valide et nous ne divulguons que les renseignements exigés par la loi.

3. Protection de vos renseignements personnels

De strictes normes de sécurité ont été mises en place pour protéger nos systèmes et les renseignements à votre sujet contre des accès ou usages non autorisés.

L’accès interne aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel d’Owens MacFadyen requis en vue de fournir des services pour lesquels vous nous avez embauchés. Ces employés ont suivi une formation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et ont signé en entente de confidentialité. Par ailleurs, ils connaissent les politiques et procédures de protection des renseignements personnels d’Owens MacFadyen.

Nous travaillons à protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’abus, le vol ainsi que l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification.

Les méthodes de protection comprennent ce qui suit:

  • Des mesures physiques, par exemple un accès restreint aux dossiers électroniques et papiers;
  • Des mesures technologiques, par exemple l’usage de mots de passe et de cryptage;
  • Des mesures contractuelles, par exemple l’usage d’ententes de non-divulgation avec les tierces parties auxquelles Owens MacFadyen divulgue des renseignements personnels.

Nous vérifions périodiquement nos procédures et mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont administrées adéquatement, et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

4. Offre d’information sur l’accès et l’exactitude

Nous vous donnerons accès à l’information que nous avons à votre sujet si vous en faites la demande. Nous déploierons tous les efforts raisonnables pour assurer l’exactitude et la mise à jour de votre information. Vous pouvez nous aider en nous tenant informés de tout changement, par exemple un déménagement ou un nouveau numéro de téléphone. Si vous nous communiquez toute erreur au sujet de vos renseignements, nous apporterons immédiatement les corrections et veillerons à les communiquer à quiconque aurait reçu la mauvaise information.

Si vous souhaitez obtenir d’autres renseignements, vous n’avez qu’à communiquer avec nous ou à nous envoyer une demande écrite. Nous vous répondrons à l’intérieur de 30 jours.

5. Vos choix en matière confidentialité

Les employés et les partenaires commerciaux d’Owens MacFadyen accordent une grande importance à la confidentialité des renseignements personnels que vous nous avez confiés. Nous avons toujours traité vos renseignements personnels avec confidentialité. Pour répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir à l’égard de notre politique de confidentialité, nous avons désigné une agente de confidentialité au sein de notre cabinet. En plus de répondre aux demandes, elle veille à ce que les exigences de la politique et les procédures connexes soient comblées.

Toute demande ou plainte au sujet de la protection des renseignements personnels devrait être directement acheminée à l’agente de confidentialité par la poste, par fax ou par courriel aux coordonnées ci-dessous. L’agente de confidentialité d’Owens MacFadyen Group confirmera avoir reçu la demande à l’intérieur de cinq (5) jours ouvrables et répondra à l’intérieur de trente (30) jours suivant la date de réception de la demande.

Lori Bordage
Agente chargée des plaintes

Owens MacFadyen Group
860, rue Main, bureau 300
Moncton (N.-B.) E1C 1G2
Tél.: 506-863-6400
Fax: 506-863-6410
Courriel: lori.bordage@omg.ca


OMG Benefits Consulting Inc.

Dans le cadre de son offre de services de consultation de qualité sur les avantages sociaux, OMG Benefits Consulting Inc. recueille et conserve certains renseignements sur les employés (et leurs personnes à charge) de ses clients. La protection des renseignements personnels des employés de nos clients n’est pas un concept nouveau pour OMG Benefits Consulting Inc. Cette notion a toujours été un aspect fondamental de la façon dont nous conduisons nos affaires, et notre personnel prend très au sérieux les politiques et procédures de protection des renseignements personnels que nous avons mises sur pied pour assurer la plus grande confidentialité.

Renseignements personnels

Voici certains renseignements personnels au sujet des employés de nos clients qui permettraient d’identifier une personne : nom, âge, numéros identifiables, revenu, données sur les employés, état matrimonial et état de dépendance, et renseignements médicaux de temps à autre.

Fins auxquelles sert l’information reçue:

Les renseignements personnels sont nécessaires aux fins d’OMG Benefits Consulting Inc. pour traiter et soumettre l’information collective des employés aux fournisseurs d’assurance-maladie, d’assurance-vie, et d’assurance-invalidité à long terme, de régimes de retraite et de plans de voyage. Ils se serviront de cette information pour nous soumettre des estimations ou pour fournir de tels services aux groupes d’employés d’organisations et d’entreprises. Ces renseignements nous permettent aussi de recommander des produits et services adéquats et de gérer nos activités. Nous limiterons les renseignements que nous recueillons à nos besoins et ne les emploierons qu'à ces fins.

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins reconnues lors de la collecte initiale. Nous pouvons conserver vos renseignements même après la fin de nos relations d’affaires, mais seulement aussi longtemps qu'il nous est nécessaire, selon la loi, d'avoir suffisamment de renseignements pour répondre à toute question pouvant être soulevée ultérieurement.

Divulgation des renseignements personnels:

Il se peut qu’il soit nécessaire de divulguer les renseignements personnels de certains groupes d’employés et particuliers aux fournisseurs de régimes d’avantages sociaux collectifs en ce qui concerne l’assurance-maladie, l’assurance-vie, l’assurance-invalidité à long terme, les régimes de retraite et les plans de voyage pour qu’ils puissent fournir une estimation et les services mentionnés dans le contrat collectif dont les employés des entreprises respectives sont membres. Par ailleurs, il se peut également que nous soyons tenus par la loi de divulguer des renseignements personnels au gouvernement et aux organismes réglementaires ainsi qu’à des fournisseurs de services d’avantages sociaux tiers de façon confidentielle lorsque requis pour administrer les avantages sociaux mentionnés dans le contrat de la politique de votre groupe.

Nous ne fournissons ou ne vendons pas toute information individuelle ou collective à une entreprise externe aux fins de marketing ou de sollicitation. Les renseignements personnels au sujet de tout groupe ou particulier ne sont pas divulgués à des tiers à moins que ce ne soit nécessaire pour satisfaire aux exigences des fournisseurs d’avantages sociaux avec lesquels un contrat a été établi pour fournir des services à votre groupe.

Nous employons des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable lorsque vos renseignements personnels sont en possession, sous la garde ou sous le contrôle de tierces parties. OMG Benefits Consulting obtiendra une confirmation écrite de telles personnes indiquant qu’elles fourniront un niveau comparable de protection pour respecter vos renseignements personnels.

Protection de vos renseignements personnels

De strictes normes de sécurité ont été mises en place pour protéger nos systèmes et les renseignements à votre sujet contre des accès ou usages non autorisés. L’accès interne aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel d’OMG Benefits Consulting Inc. requis pour fournir des services pour lesquels vous nous avez embauchés. Ces employés ont suivi une formation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et ont signé en entente de confidentialité. Par ailleurs, ils connaissent les politiques et procédures de protection des renseignements personnels d’OMG Benefits Consulting Inc.

Nous travaillons à protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’abus, le vol ainsi que l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification. Nos méthodes de protection sont comme suit : 1) Des mesures physiques, par exemple un accès restreint aux dossiers électroniques et papiers. 2) Des mesures technologiques, par exemple l’usage de mots de passe et de cryptage; 3) Des mesures contractuelles, par exemple l’usage d’ententes de non-divulgation avec les tierces parties auxquelles OMG Benefits Consulting Inc. divulgue des renseignements personnels.

Nous vérifions périodiquement nos procédures et mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont administrées adéquatement, et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

Offre d’information sur l’accès et l’exactitude:

Nous vous donnerons accès à l’information que nous avons à votre sujet si vous en faites la demande. Nous déploierons tous les efforts raisonnables pour assurer l’exactitude et la mise à jour de votre information. Vous pouvez nous aider en nous tenant informés de tout changement, par exemple un déménagement ou nouveau numéro de téléphone. Si vous nous communiquez toute erreur au sujet de vos renseignements, nous apporterons immédiatement les corrections et veillerons à les communiquer à quiconque aurait reçu la mauvaise information.

Vos choix en matière de protection de renseignements personnels:

Les employés et les partenaires commerciaux d’OMG Benefits Consulting Inc. accordent une grande importance à la confidentialité des renseignements personnels que vous nous avez confiés au sujet de vos employés. Nous avons toujours traité vos renseignements personnels avec confidentialité. Pour répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir à l’égard de notre politique de confidentialité, nous avons désigné une agente de confidentialité au sein de notre cabinet. En plus de répondre aux demandes, elle veille à ce que les exigences de la politique et les procédures connexes soient comblées.

Toute demande ou plainte au sujet de la protection des renseignements personnels devrait être directement acheminée à l’agente de confidentialité par la poste, par fax ou par courriel aux coordonnées ci-dessous. L’agente de confidentialité d’OMG Benefits Consulting Inc. confirmera avoir reçu la demande à l’intérieur de cinq (5) jours ouvrables et répondra à l’intérieur de trente (30) jours suivant la date de réception de la demande.

Lori Bordage
Agente chargée des plaintes

Owens MacFadyen Group
860, rue Main, bureau 300
Moncton (N.-B.) E1C 1G2
Tél.: 506-863-6400
Fax: 506-863-6410
Courriel: lori.bordage@omg.ca

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