Politique de confidentialité

Owens MacFadyen Group

La protection de votre vie privée et le respect de la confidentialité de vos renseignements personnels ont toujours été des valeurs fondamentales à la façon dont nous conduisons nos affaires à Owens MacFadyen Group (ci-après nommé Owens MacFadyen). Nos employés et nos partenaires commerciaux accordent une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et ont adopté cette politique de confidentialité, laquelle a été rédigée pour respecter les normes juridiques actuelles au sujet de la protection des renseignements personnels. Le présent document vous informe de notre politique de confidentialité et des moyens que nous prenons pour nous assurer que votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels sont protégées. En particulier, les mesures suivantes sont en place pour veiller à ce que votre information soit protégée:

1. Collecte, utilisation et stockage de vos renseignements personnels

Par renseignements personnels, nous entendons toute information qui peut identifier une personne en particulier. Nous vous demandons de nous fournir des renseignements pour que nous puissions vous offrir nos services et nous obtenons habituellement cette information directement de vous.

Au moment de recueillir des renseignements sur vous, ou encore avant, nous vous expliquerons comment nous avons l'intention d'en faire usage. Nous limiterons les renseignements que nous recueillons à nos besoins et ne les emploierons qu'à ces fins. Nous solliciterons votre consentement avant de recueillir des renseignements de tierces parties comme votre comptable, votre avocat ou des institutions financières. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement en nous en informant par écrit.

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins reconnues lors de la collecte initiale. Nous pouvons conserver vos renseignements même après la fin de nos relations d’affaires, mais seulement aussi longtemps qu'il nous est nécessaire, selon la loi, d'avoir suffisamment de renseignements pour répondre à toute question pouvant être soulevée ultérieurement.

2. Divulgation des renseignements

Owens MacFadyen ne divulgue pas de renseignements personnels à d’autres personnes ou entreprises sans avoir obtenu votre permission, à moins que ce ne soit exigé par la loi.

Les renseignements personnels peuvent être divulgués, sans votre consentement, aux institutions financières avec lesquelles nous agissons comme agents et avec vos autres conseillers (p. ex., comptables, avocats, etc.). Seuls les renseignements personnels nécessaires seront fournis dans ces situations.

Nous employons des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable lorsque vos renseignements personnels sont en possession, sous la garde ou sous le contrôle de tierces parties. Owens MacFadyen obtiendra une confirmation écrite de ces personnes indiquant qu’elles fourniront un niveau comparable de protection pour respecter vos renseignements personnels.

Lorsque nous fournissons des renseignements à la suite d'une requête ou d'une ordonnance de nature juridique, nous nous assurons que l'ordonnance est valide et nous ne divulguons que les renseignements exigés par la loi.

3. Protection de vos renseignements personnels

De strictes normes de sécurité ont été mises en place pour protéger nos systèmes et les renseignements à votre sujet contre des accès ou usages non autorisés.

L’accès interne aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel d’Owens MacFadyen requis en vue de fournir des services pour lesquels vous nous avez embauchés. Ces employés ont suivi une formation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et ont signé en entente de confidentialité. Par ailleurs, ils connaissent les politiques et procédures de protection des renseignements personnels d’Owens MacFadyen.

Nous travaillons à protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’abus, le vol ainsi que l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification.

Les méthodes de protection comprennent ce qui suit:

• Des mesures physiques, par exemple un accès restreint aux dossiers électroniques et papiers;
• Des mesures technologiques, par exemple l’usage de mots de passe et de cryptage;
• Des mesures contractuelles, par exemple l’usage d’ententes de non-divulgation avec les tierces parties auxquelles Owens MacFadyen divulgue des renseignements personnels.

Nous vérifions périodiquement nos procédures et mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont administrées adéquatement, et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

4. Offre d’information sur l’accès et l’exactitude

Nous vous donnerons accès à l’information que nous avons à votre sujet si vous en faites la demande. Nous déploierons tous les efforts raisonnables pour assurer l’exactitude et la mise à jour de votre information. Vous pouvez nous aider en nous tenant informés de tout changement, par exemple un déménagement ou un nouveau numéro de téléphone. Si vous nous communiquez toute erreur au sujet de vos renseignements, nous apporterons immédiatement les corrections et veillerons à les communiquer à quiconque aurait reçu la mauvaise information.

Si vous souhaitez obtenir d’autres renseignements, vous n’avez qu’à communiquer avec nous ou à nous envoyer une demande écrite. Nous vous répondrons à l’intérieur de 30 jours.

5. Vos choix en matière confidentialité

Les employés et les partenaires commerciaux d’Owens MacFadyen accordent une grande importance à la confidentialité des renseignements personnels que vous nous avez confiés. Nous avons toujours traité vos renseignements personnels avec confidentialité. Pour répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir à l’égard de notre politique de confidentialité, nous avons désigné une agente de confidentialité au sein de notre cabinet. En plus de répondre aux demandes, elle veille à ce que les exigences de la politique et les procédures connexes soient comblées.

Toute demande ou plainte au sujet de la protection des renseignements personnels devrait être directement acheminée à l’agente de confidentialité par la poste, par fax ou par courriel aux coordonnées ci-dessous. L’agente de confidentialité d’Owens MacFadyen Group confirmera avoir reçu la demande à l’intérieur de cinq (5) jours ouvrables et répondra à l’intérieur de trente (30) jours suivant la date de réception de la demande.

Shawn Kodejs
Agente chargée des plaintes

Owens MacFadyen Group
1801, rue Hollis, bureau 1001
Halifax (N.-É.) B3J 3N4
Tél.: 902-429-6400
Fax: 902-429-5444
Courriel: